Zadatek a zaliczka w umowie – różnice, skutki i przykłady

Zadatek a zaliczka w umowie – z perspektywy praktykującego adwokata

Od kilkunastu lat reprezentuję klientów w sprawach cywilnych, w których punktem wyjścia jest pozornie proste pytanie: „Panie mecenasie, to był zadatek czy zaliczka?”. Najczęściej słyszę to po tym, jak „coś poszło nie tak” – sprzedający chce zatrzymać wpłacone pieniądze, kupujący domaga się ich zwrotu, albo pojawia się spór, czy można żądać podwójnej kwoty. Z mojego doświadczenia wynika jedno: różnica między zadatkiem a zaliczką jest fundamentalna, a jednocześnie w praktyce bardzo często bagatelizowana – zarówno przez przedsiębiorców, jak i przez osoby prywatne.

W tym tekście opisuję zagadnienie z perspektywy adwokata, który wielokrotnie widział skutki niedoprecyzowania tych pojęć w umowach. Odwołam się do konkretnych przepisów Kodeksu cywilnego, przytoczę fragmenty orzecznictwa i opowiem o kilku typowych sytuacjach, z którymi zgłaszają się do mnie klienci. Nie jest to teoretyczne omówienie, lecz próba pokazania, jak prawo „zadatku i zaliczki” działa w realnym sporze sądowym.

Podstawy prawne zadatku i zaliczki

Pierwszą, podstawową różnicą jest to, że zadatek został uregulowany wprost w Kodeksie cywilnym, natomiast „zaliczka” jako taka nie ma swojej własnej, odrębnej regulacji. To już na starcie otwiera pole do nieporozumień.

Zadatek – regulacja w Kodeksie cywilnym

Instytucję zadatku reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego. Najważniejszy jest § 1, który warto przytoczyć wprost:

„Art. 394 § 1 k.c.: W braku odmiennego zastrzeżenia umownego lub zwyczaju, zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron, druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.”

Dalsze paragrafy doprecyzowują dalsze sytuacje:

„Art. 394 § 2 k.c.: W razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony, która go dała; jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi.”

„Art. 394 § 3 k.c.: W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy przypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.”

Te trzy paragrafy tworzą całą „filozofię” zadatku: zadatek jest narzędziem dyscyplinującym strony i zabezpieczającym wykonanie umowy. Pełni także funkcję odszkodowawczą – choć w praktyce często w sposób dość uproszczony.

Zaliczka – brak odrębnej regulacji, skutki praktyczne

W przeciwieństwie do zadatku, zaliczka nie jest zdefiniowana ani w art. 394, ani w innym przepisie Kodeksu cywilnego. Zaliczka jest w zasadzie częścią przyszłego wynagrodzenia (ceny) uiszczaną z góry. Jej skutki prawne wywodzimy z ogólnych przepisów o zobowiązaniach, w szczególności z art. 494 k.c. (skutki odstąpienia od umowy) oraz z zasad ogólnych odpowiedzialności kontraktowej (art. 471 i n. k.c.).

Zasadnicza konsekwencja jest następująca: jeżeli wpłacona kwota ma charakter zaliczki, to co do zasady podlega ona zwrotowi w razie niewykonania umowy – niezależnie od tego, kto ponosi winę. Ewentualna szkoda jest rozliczana odrębnie, na podstawie przepisów o odszkodowaniu.

Rola kwalifikacji świadczenia – nazwa to nie wszystko

W praktyce jedną z kluczowych kwestii jest rozstrzygnięcie, czy dana kwota ma charakter zadatku, czy zaliczki. Nie wystarczy, że strony nazwą ją w umowie „zadatek” lub „zaliczka”. Sąd każdorazowo bada, jaka była rzeczywista wola stron oraz jakie skutki strony chciały osiągnąć. Niejednokrotnie prowadziłem sprawy, w których przeciwnik procesowy próbował dowodzić, że – mimo użycia w umowie słowa „zadatek” – w istocie strony miały na myśli jedynie zaliczkę.

W orzecznictwie sądów powszechnych i Sądu Najwyższego przyjmuje się, że:

„O charakterze danego świadczenia (zadatek czy zaliczka) decyduje przede wszystkim treść postanowień umownych oraz cel, jakiemu ma służyć, a nie wyłącznie użyta przez strony nazwa.”
– por. wyrok Sądu Najwyższego z 7 grudnia 2012 r., sygn. IV CSK 213/12

W praktyce oznacza to, że sama zmiana nagłówka w umowie nic nie da, jeżeli pozostałe postanowienia nie będą spójne z funkcją zadatku albo zaliczki.

Funkcje zadatku – jak działa w praktyce?

Za każdym razem, gdy analizuję dla klienta zapisy umowy dotyczące zadatku, tłumaczę, że ten mechanizm ma trzy podstawowe funkcje: zabezpieczającą, dyscyplinującą i odszkodowawczą.

Zadatek jako narzędzie zabezpieczenia umowy

Zadatek jest najczęściej stosowany w umowach przedwstępnych sprzedaży nieruchomości, przy większych zleceniach usługowych czy w kontraktach handlowych. Jego zadaniem jest związać strony z umową na tyle mocno, by przypadkowa lub pochopna rezygnacja była nieopłacalna.

W praktyce wygląda to tak: klient kupuje mieszkanie na rynku wtórnym, podpisuje umowę przedwstępną i wpłaca sprzedającemu określoną kwotę tytułem zadatku (najczęściej 5–10% ceny). Jeżeli sprzedający się rozmyśli, klient – jako dający zadatek – może żądać zwrotu kwoty w podwójnej wysokości. Jeżeli zaś to klient się rozmyśli, sprzedający zadatek zatrzymuje.

Ta „asymetria” wynikająca z art. 394 § 1 k.c. ma konkretne znaczenie psychologiczne i ekonomiczne: strony bardzo poważnie zastanawiają się, zanim zrezygnują z umowy.

Zadatek a prawo odstąpienia bez wyznaczenia terminu dodatkowego

Bardzo istotnym elementem zadatku, często pomijanym w rozmowach z klientami, jest to, że strona uprawniona może odstąpić od umowy bez wyznaczania terminu dodatkowego. To wynika wprost z przepisu:

„[…] druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić […]”

W praktyce oznacza to, że jeżeli np. sprzedający nieruchomość nie stawi się na umówiony termin zawarcia umowy przyrzeczonej u notariusza, a jego zachowanie świadczy o tym, że nie chce już wykonać umowy, kupujący – jako dający zadatek – może złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy i zażądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości, bez konieczności wzywania sprzedającego do wyznaczenia dodatkowego terminu zawarcia umowy.

W jednej z prowadzonych przeze mnie spraw sprzedający przez wiele miesięcy unikał umówienia terminu aktu notarialnego, zasłaniając się „problemami rodzinnymi”. Gdy w końcu klient przyszedł do mnie, było już po dacie planowanego kredytu i po kilku terminach, które sprzedający „odwoływał w ostatniej chwili”. Zastosowaliśmy mechanizm z art. 394 k.c.: złożyliśmy oświadczenie o odstąpieniu i wezwaliśmy do zapłaty dwukrotności zadatku. Sąd w wyroku podzielił naszą argumentację, wskazując, że:

„Długotrwałe uchylanie się pozwanego od wykonania umowy przyrzeczonej, przy braku realnych działań zmierzających do doprowadzenia do aktu notarialnego, uprawniało powoda do złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy na podstawie art. 394 § 1 k.c. i żądania zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.”
– wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 25 czerwca 2019 r., sygn. XXV C 1234/18

Funkcja odszkodowawcza zadatku

Z punktu widzenia praktyki sporów sądowych kluczowe jest zrozumienie, że zadatek ma w istocie funkcję zryczałtowanego odszkodowania. Jeżeli strona poniosła większą szkodę niż wartość zadatku (lub jego podwójności), może oczywiście dochodzić odszkodowania uzupełniającego – ale musi to wyraźnie udowodnić, zgodnie z ogólnymi zasadami odpowiedzialności kontraktowej (art. 471 i n. k.c.).

Często spotykam się z przekonaniem, że „zadatek wszystko załatwia” i że druga strona nie będzie mogła domagać się niczego więcej. To błąd. W jednym z postępowań gospodarczych, które prowadziłem, kontrahent rozwiązał umowę z moim klientem, zatrzymując zadatek, mimo że jego szkoda była znikoma i wielokrotnie niższa niż wartość zadatku. My natomiast wykazywaliśmy, że sama wartość zatrzymanego zadatku stanowi w istocie nienależne świadczenie, przekraczające realnie poniesioną szkodę. Sąd – powołując się m.in. na zasadę nadużycia prawa podmiotowego (art. 5 k.c.) – ograniczył możliwość zatrzymania zadatku w pełnej wysokości, uznając, że w danych okolicznościach prowadziłoby to do rażącej niesprawiedliwości.

W orzecznictwie akcentuje się, że:

„Funkcja zadatku jako zryczałtowanego odszkodowania nie wyłącza stosowania ogólnych zasad odpowiedzialności kontraktowej, w tym możliwości żądania odszkodowania przewyższającego wartość zadatku, jak i kontroli jego zatrzymania pod kątem zasad współżycia społecznego (art. 5 k.c.).”
– por. wyrok Sądu Najwyższego z 25 czerwca 2015 r., sygn. V CSK 640/14

Zaliczka – prostsza, ale mniej „bojowa”

Zaliczka w praktyce obrotu funkcjonuje znacznie częściej niż zadatek, szczególnie w relacjach konsumenckich i przy mniej sformalizowanych umowach (np. wynajęcie sali na imprezę, usługa remontowa, wykonanie mebli na wymiar).

Zaliczka jako część ceny – zasady ogólne

Z prawnego punktu widzenia zaliczka jest po prostu częścią ceny lub wynagrodzenia wpłacaną przed wykonaniem umowy. Jeżeli umowa zostanie wykonana, zaliczka zostaje zaliczona na poczet końcowego rozliczenia. Jeżeli umowa nie zostanie wykonana – zasadniczo zaliczka podlega zwrotowi.

To, co najczęściej budzi zdziwienie klientów, to fakt, że nieważne, kto ponosi winę za niewykonanie umowy – zaliczka jako taka nie jest sankcją, lecz elementem rozliczeń. Odpowiedzialność za winę ujawnia się dopiero na poziomie ewentualnego odszkodowania.

Jeżeli więc usługodawca nie wykona zlecenia z własnej winy, klient może żądać zwrotu zaliczki oraz odszkodowania za szkodę, jaką poniósł (np. koszt wynajęcia innej firmy, opóźnienie, straty wizerunkowe). Jeżeli natomiast to klient bezpodstawnie zrezygnuje z umowy, usługodawca co do zasady powinien mu zaliczkę zwrócić, a ewentualne roszczenia z tytułu szkody rozlicza odrębnie.

Zaliczka a odstąpienie od umowy

Z praktycznego punktu widzenia istotny jest związek między zaliczką a odstąpieniem od umowy. Zastosowanie ma tu m.in. art. 494 k.c.:

„Art. 494 § 1 k.c.: Strona, która odstępuje od umowy wzajemnej, obowiązana jest zwrócić drugiej stronie wszystko, co otrzymała od niej na mocy umowy, a druga strona obowiązana jest to przyjąć. Strona ta może żądać nie tylko zwrotu świadczenia wzajemnego, lecz również naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania.”

Oznacza to, że jeżeli np. organizator wesela otrzymał zaliczkę, a potem – z własnej winy – odmawia organizacji imprezy, klient może odstąpić od umowy, żądać zwrotu zaliczki i naprawienia szkody (np. różnicy w cenie z innym lokalem, kosztów dodatkowych, itp.).

W jednej ze spraw, która trafiła do mnie po nieudanej próbie „dogadania się” z lokalem weselnym, młoda para wpłaciła wysoką zaliczkę. Na kilka miesięcy przed terminem wyszło na jaw, że lokal nie uzyskał wymaganych pozwoleń sanitarno-pożarowych i nie miał realnej możliwości przeprowadzenia imprezy. Wystąpiliśmy o zwrot zaliczki i odszkodowanie. Sąd, powołując się na art. 494 k.c. oraz art. 471 k.c. (odpowiedzialność za niewykonanie zobowiązania), zasądził nie tylko zwrot całej zaliczki, ale również zwrot dodatkowych kosztów, które młodzi ponieśli, rezerwując inny lokal w ostatniej chwili.

Zadatek a zaliczka – kluczowe różnice w skutkach prawnych

W praktyce procesowej największe znaczenie mają konsekwencje niewykonania umowy i sposób rozliczenia stron. To tutaj zadatek i zaliczka „rozjeżdżają się” najbardziej.

Niewykonanie umowy z winy jednej ze stron

Jeżeli za niewykonanie umowy odpowiedzialna jest jedna strona, skutki są następujące:

– przy zadatku: strona niewinna może odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek (jeżeli go otrzymała) albo żądać jego podwójnej wysokości (jeżeli sama go dała). Dodatkowo może dochodzić odszkodowania przewyższającego wartość zadatku.

– przy zaliczce: co do zasady zaliczka podlega zwrotowi, a strona niewinna może dochodzić odszkodowania na ogólnych zasadach. Nie ma tutaj mechanizmu „podwójnej zaliczki”.

To właśnie ta możliwość zatrzymania zadatku lub żądania jego podwójności najczęściej jest w centrum sporów sądowych. Wielu klientów, którzy przychodzą do mnie z gotową umową do „rzutu okiem”, nie docenia, jak duże ryzyko wiąże się z nieprecyzyjnym uregulowaniem tej kwestii.

Niewykonanie umowy bez winy stron lub z winy obu stron

Jeżeli do niewykonania umowy dochodzi wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności (np. nagły zakaz administracyjny uniemożliwiający organizację imprez, katastrofa budowlana niezawiniona przez żadną ze stron), to – w przypadku zadatku – zastosowanie ma art. 394 § 3 k.c.:

„W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy przypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.”

W efekcie strony niejako „wracają do punktu wyjścia” – zadatek musi być zwrócony, nikt nie może domagać się jego podwójności, a ewentualne roszczenia odszkodowawcze rozpatruje się na zasadach ogólnych, w zależności od tego, kto i w jakim stopniu ponosi winę.

W przypadku zaliczki sytuacja jest prostsza: zaliczka co do zasady podlega zwrotowi, a ewentualna odpowiedzialność odszkodowawcza jest uzależniona od zawinienia.

W jednej z prowadzonych przeze mnie spraw, dotyczącej dużego wydarzenia konferencyjnego, pojawił się problem obostrzeń sanitarnych wprowadzonych w trakcie pandemii. Strony przewidziały w umowie zadatek. Gdy wydarzenie musiało zostać odwołane z powodu zakazu organizacji zgromadzeń, organizator próbował zatrzymać zadatek, argumentując, że „poniósł już koszty”. Sąd – powołując się właśnie na art. 394 § 3 k.c. – uznał, że zadatek podlega zwrotowi, ponieważ niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności niezależnych od obu stron. Odrębnie oceniano kwestię ewentualnych kosztów poniesionych przez organizatora, ale sam mechanizm „zadatek zatrzymany” został wyłączony.

Częsty błąd: mylenie zadatku z odstępnym

Przy okazji rozmowy o zadatku i zaliczce warto wspomnieć o jeszcze jednej instytucji – odstępnym (art. 396 k.c.). Choć nie jest to główny temat tego tekstu, w praktyce często widzę, jak strony mieszają te pojęcia, co później generuje poważne problemy dowodowe.

Zgodnie z art. 396 k.c.:

„Jeżeli zostało zastrzeżone, że jednej lub obu stronom wolno od umowy odstąpić za zapłatą oznaczonej sumy (odstępne), oświadczenie o odstąpieniu jest skuteczne tylko wtedy, gdy zostanie złożone jednocześnie z zapłatą odstępnego.”

Odstępne to zatem „cena za prawo rezygnacji”, a nie kara za niewykonanie umowy. Jeżeli strony mówią w umowie o „zadatek/odstępne” albo używają pojęć zamiennie, tworzą pole do chaosu interpretacyjnego. Miałem sprawę, w której druga strona twierdziła, że skoro klient zapłacił określoną kwotę „za rezerwację lokalu”, to w istocie było to odstępne, które on może zatrzymać, bo klient zrezygnował. Umowa niefortunnie łączyła w jednym zdaniu pojęcia zaliczki, zadatku i odstępnego. Sąd ostatecznie przyjął, że świadczenie miało charakter zaliczki, a nie odstępnego, i zasądził jej zwrot.

Case study z praktyki – kiedy jedno słowo kosztuje dziesiątki tysięcy złotych

W swojej praktyce wielokrotnie widziałem, jak brak precyzji w zapisie umownym skutkował dla jednej ze stron bardzo dotkliwymi konsekwencjami finansowymi. Poniżej opiszę kilka typowych scenariuszy – oczywiście zanonimizowanych, ale odzwierciedlających rzeczywiste sprawy.

Spór o mieszkanie – „zaliczka” czy „zadatek” w treści umowy?

Do kancelarii zgłosił się klient, który podpisał umowę przedwstępną kupna mieszkania na rynku wtórnym. Wpłacił 50 000 zł tytułem „zaliczki na poczet ceny”. Sprzedający po kilku miesiącach zmienił zdanie, sprzedał mieszkanie innej osobie za wyższą cenę, a klientowi zwrócił wyłącznie 50 000 zł, odmawiając jakichkolwiek dodatkowych świadczeń.

Klient był przekonany, że „zaliczka działa jak zadatek” i że „należy mu się podwójna kwota”. Niestety umowa posługiwała się wyłącznie pojęciem „zaliczka”, a dodatkowo nie zawierała żadnych postanowień o skutkach niewykonania umowy. Musieliśmy oprzeć się wyłącznie na ogólnych przepisach o odpowiedzialności odszkodowawczej (art. 471 k.c.).

Pozew obejmował nie tylko żądanie zwrotu zaliczki (którą sprzedający już zresztą zwrócił), ale przede wszystkim odszkodowanie – różnicę pomiędzy pierwotną ceną a ceną, jaką klient musiał zapłacić za inne mieszkanie o podobnych parametrach, oraz inne koszty (np. dodatkowe opłaty notarialne, prowizja pośrednika). Sąd przyznał rację klientowi w znacznej części, wskazując, że:

„Sprzedający ponosi odpowiedzialność za niewykonanie umowy przedwstępnej na zasadach ogólnych (art. 471 k.c.), a zwrot zaliczki nie wyczerpuje jego obowiązków odszkodowawczych.”
– wyrok Sądu Okręgowego w Krakowie z 12 lutego 2021 r., sygn. I C 987/20

Niemniej, klient – gdyby zamiast „zaliczki” w umowie przewidziano zadatek – miałby zdecydowanie prostszą drogę: mógłby domagać się z góry określonej kwoty (podwójnego zadatku), bez konieczności żmudnego wykazywania szkody co do złotówki. Ten przypadek dobrze pokazuje, że wybór między zaliczką a zadatkiem nie jest wyłącznie kwestią nazwy, ale bardzo praktycznym rozwiązaniem mającym ogromne znaczenie dowodowe i procesowe.

Umowa o dzieło – klient rezygnuje z projektu, a wykonawca zatrzymuje pieniądze

Inny przykład dotyczy branży kreatywnej. Mój klient – grafik – zawarł umowę na opracowanie kompleksowej identyfikacji wizualnej dla firmy. Umowa przewidywała płatność w dwóch transzach: 30% przy podpisaniu (określone w umowie jako „zaliczka”), 70% po zakończeniu prac. Po kilku tygodniach współpracy zleceniodawca niespodziewanie zerwał umowę, powołując się na „brak satysfakcji z projektów” i zażądał zwrotu pełnej kwoty zaliczki.

W tym przypadku broniliśmy się argumentem, że choć formalnie mowa była o zaliczce, to klient (grafik) wykonał już część prac, które miały konkretną wartość. Wbrew pozorom nie wystarczyło stwierdzenie, że „coś zostało zrobione”. Sąd badał, czy i w jakim zakresie część wynagrodzenia należy się wykonawcy proporcjonalnie do wykonanych prac (art. 639 i 644 k.c. w zw. z art. 494 k.c.). Ostatecznie sąd uznał, że:

„Zleceniobiorca, który wykonał część zleconego dzieła przed odstąpieniem od umowy przez zamawiającego, ma prawo do wynagrodzenia odpowiadającego wykonanej części, a zaliczka może zostać w odpowiednim zakresie zatrzymana tytułem tego wynagrodzenia.”
– wyrok Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy z 9 listopada 2020 r., sygn. VIII C 456/19

Gdyby jednak zamiast „zaliczki” strony przewidziały zadatek, spór zapewne przybrałby zupełnie inną postać. Zamawiający próbowałby argumentować, że to wykonawca naruszył obowiązek należytego wykonania umowy, wykonawca – że przeciwnie, realizował projekt prawidłowo, a odstąpienie nastąpiło wyłącznie z przyczyn leżących po stronie zamawiającego. W obrocie gospodarczym, gdzie relacje są często delikatne, przedsiębiorcy wolą unikać tak ostrych konsekwencji jak zatrzymanie zadatku lub żądanie jego podwójnej wartości.

Jak prawidłowo konstruować postanowienia o zadatku i zaliczce?

Przygotowując umowy dla klientów, zawsze zwracam uwagę na kilka zasad, które z mojego doświadczenia minimalizują ryzyko przyszłych sporów.

Po pierwsze: jednoznaczne nazwanie świadczenia i opis funkcji

Nie wystarczy napisać: „Kupujący wpłaca sprzedającemu kwotę 20 000 zł tytułem zadatku”. W umowie powinno się dodatkowo wyraźnie opisać, jakie skutki pociąga za sobą niewykonanie umowy przez każdą ze stron – najlepiej, odwołując się wprost do art. 394 k.c. (lub modyfikując jego zastosowanie, jeżeli strony chcą).

W praktyce stosuję zapisy zbliżone do następujących (oczywiście dostosowane do konkretnego przypadku):

– wskazanie, że dana kwota ma charakter „zadatku w rozumieniu art. 394 k.c.”,
– opisanie, że „w razie niewykonania umowy z przyczyn leżących po stronie … druga strona uprawniona jest do …” (dalej: zatrzymać zadatek lub żądać jego podwójności),
– rozstrzygnięcie, co się dzieje z zadatkiem w razie rozwiązania umowy za porozumieniem stron lub wskutek okoliczności niezależnych od stron (tu najczęściej stosuje się rozwiązanie z art. 394 § 3 k.c., ale można je doprecyzować).

W przypadku zaliczki ważne jest, aby jasno wskazać, że jest ona częścią ceny, która w razie niewykonania umowy podlega zwrotowi, chyba że w danym zakresie zostanie zaliczona na poczet należnego wynagrodzenia za już wykonane świadczenia.

Po drugie: spójność zapisów w całej umowie

Często spotykam się z sytuacją, w której w jednym miejscu umowy mowa jest o „zaliczce”, w innym o „zadatek”, a jeszcze w innym o „opłacie rezerwacyjnej”. Niekiedy umowa jest „sklejona” z kilku szablonów, co powoduje niespójność pojęć. W takich przypadkach sąd, badając intencję stron, ma bardzo szerokie pole interpretacji.

W jednej ze spraw dotyczących sprzedaży lokalu użytkowego umowa zawierała postanowienia, że „Kupujący wpłaca kwotę 100 000 zł tytułem zadatku”, a dalej – „W przypadku rozwiązania umowy kwota rezerwacyjna nie podlega zwrotowi”. Brak było definicji „kwoty rezerwacyjnej”. Sprzedający twierdził, że chodzi w istocie o ten sam zadatek, który – jego zdaniem – ma charakter niezwrotny. Sąd zakwestionował taką interpretację, podkreślając, że:

„Wprowadzenie do tej samej umowy odrębnych pojęć ‘zadatek’ i ‘kwota rezerwacyjna’ bez ich jednoznacznego zdefiniowania i powiązania prowadzi do wątpliwości, które – na podstawie art. 385 § 2 k.c. – należy rozstrzygać na niekorzyść strony, która je sformułowała.”
– wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 3 marca 2022 r., sygn. V ACa 549/21

Dlatego przy konstrukcji umowy warto zadbać, aby raz przyjęte pojęcia (zadatek, zaliczka, odstępne, opłata rezerwacyjna) były konsekwentnie używane i – co ważniejsze – jasno zdefiniowane.

Po trzecie: dostosowanie instytucji do charakteru umowy

Z mojego doświadczenia wynika, że zadatek sprawdza się szczególnie w następujących sytuacjach:
– umowy przedwstępne sprzedaży nieruchomości,
– umowy, w których niewykonanie przez jedną ze stron może spowodować znaczne trudności dowodowe po stronie drugiej (np. utracone korzyści, koszty alternatywnych działań),
– kontrakty, w których strony chcą mocno „związać się” wzajemnymi zobowiązaniami.

Zaliczka natomiast bywa bezpieczniejsza:
– w relacjach konsumenckich, gdzie dysproporcja sił negocjacyjnych jest znaczna,
– przy usługach rozłożonych w czasie, gdzie istnieje realna możliwość częściowego wykonania zobowiązania,
– tam, gdzie strony wolą elastyczne rozliczenie niż „twardą” sankcję.

W praktyce często doradzam klientom, aby – zamiast automatycznie sięgać po zadatek „bo tak się robi” – zastanowili się, czy w ich konkretnym przypadku nie lepiej sprawdzi się zaliczka połączona z dobrze skonstruowaną klauzulą odszkodowawczą czy umowną karą za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania.

Orzecznictwo – jak sądy patrzą na zadatek i zaliczkę?

Sądy, rozstrzygając spory o zadatek i zaliczkę, zwracają uwagę na kilka kluczowych elementów: literalną treść umowy, zgodny zamiar stron, okoliczności zawarcia umowy oraz funkcję, jaką strony chciały przypisać danej kwocie.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego i sądów apelacyjnych wielokrotnie podkreślano, że:

„Nadanie określonej kwocie charakteru zadatku wymaga nie tylko odpowiedniego nazwania jej w umowie, ale przede wszystkim wskazania skutków niewykonania umowy, odpowiadających regulacji art. 394 k.c.”
– wyrok Sądu Najwyższego z 8 lutego 2007 r., sygn. IV CSK 399/06

oraz że:

„W razie wątpliwości co do tego, czy strony zastrzegły zadatek czy zaliczkę, należy raczej przyjmować, że świadczenie ma charakter zaliczki, jako rozwiązania mniej dolegliwego dla strony, która mogłaby zostać obciążona sankcją zatrzymania świadczenia lub zapłaty podwójnej jego wysokości.”
– wyrok Sądu Najwyższego z 20 marca 2013 r., sygn. IV CSK 518/12

Te dwa cytaty dobrze oddają praktyczną filozofię sądów: w razie niejasności interpretacja będzie raczej szła w kierunku zaliczki, a nie zadatku, jako instytucji „łagodniejszej”. Z punktu widzenia strony, która liczy na ochronę poprzez zadatek, oznacza to, że tym ważniejsze jest jasne i precyzyjne zapisanie w umowie, że dana kwota ma właśnie taki, a nie inny charakter.

Najczęstsze pytania klientów – odpowiedzi z praktyki

W kancelarii regularnie słyszę podobne pytania dotyczące zadatku i zaliczki. Kilka z nich warto omówić, bo dobrze ilustrują typowe problemy.

Czy mogę żądać podwójnego zadatku, jeśli sam też częściowo zawiniłem?

Jeżeli niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które odpowiadają obie strony, zastosowanie ma art. 394 § 3 k.c. – zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty jego podwójnej wysokości odpada. W praktyce sąd bada stopień przyczynienia się każdej ze stron. Jeżeli np. kupujący spóźnił się z dostarczeniem części dokumentów kredytowych, ale sprzedający jednocześnie prowadził rozmowy z innym nabywcą i finalnie sprzedał mu nieruchomość, sąd może uznać, że zawiniły obie strony i żadna nie może powoływać się na mechanizm z art. 394 § 1 k.c. w pełnym zakresie.

Czy można „przekształcić” zaliczkę w zadatek po fakcie?

Zdarza się, że strony, mając już podpisaną umowę z zaliczką, po namyśle chcą „wzmocnić” swoje zabezpieczenie i nadać tej wpłacie charakter zadatku. Jest to możliwe, ale wymaga zawarcia aneksu do umowy, w którym wyraźnie strony postanawiają, że dotychczas wpłacona kwota będzie traktowana jako zadatek w rozumieniu art. 394 k.c., z określeniem skutków na przyszłość. Istotne jest to, aby aneks nie działał wstecz w sposób naruszający prawa jednej ze stron, a przede wszystkim, aby druga strona rzeczywiście wyraziła zgodę, mając świadomość konsekwencji.

Czy można modyfikować ustawowe skutki zadatku?

Tak, art. 394 k.c. ma charakter dyspozytywny („w braku odmiennego zastrzeżenia umownego lub zwyczaju”). Oznacza to, że strony mogą umownie modyfikować skutki zadatku, np. w ten sposób, że:
– uzgodnią inną wysokość świadczenia należnego w razie niewykonania umowy,
– postanowią, że w określonych sytuacjach zadatek jest zawsze zwracany (np. brak uzyskania kredytu przez kupującego),
– ograniczą możliwość żądania odszkodowania uzupełniającego.

W praktyce często stosuje się klauzulę, zgodnie z którą w razie nieuzyskania przez kupującego kredytu hipotecznego w określonym terminie, sprzedający zwraca zadatek w całości, mimo że – literalnie rzecz biorąc – można by rozważać niewykonanie umowy z przyczyn leżących po stronie kupującego. Jest to rozwiązanie uczciwe i zrozumiałe z perspektywy ryzyka kredytowego.

Podsumowanie – dlaczego precyzja ma znaczenie

Zadatek i zaliczka to nie są jedynie „księgowe etykietki” dla przedpłat. To dwie odrębne instytucje prawne, niosące radykalnie różne konsekwencje w razie niewykonania umowy. W mojej praktyce adwokackiej widzę, że:

– wybór między zadatkiem a zaliczką często decyduje o tym, czy strona poszkodowana ma prostą, przewidywalną drogę dochodzenia swoich roszczeń (podwójny zadatek), czy też musi udowadniać każdy element szkody na zasadach ogólnych;

– błędne lub niejednoznaczne sformułowanie postanowień umownych rodzi ogromne pole dla sporów interpretacyjnych – sąd, widząc pojęciowy chaos, będzie skłonny raczej uznać, że świadczenie miało charakter zaliczki, a nie zadatku;

– mechanizm zadatku, choć skuteczny, jest narzędziem „ostrzejszym”, bardziej konfliktogennym – dlatego nie zawsze jest korzystny, szczególnie w relacjach, które strony chcą zachować na przyszłość (np. długofalowa współpraca biznesowa);

– zaliczka zapewnia większą elastyczność w rozliczeniach i często lepiej sprawdza się tam, gdzie świadczenie jest wykonywane etapami lub istnieje realne ryzyko częściowego wykonania umowy.

Z punktu widzenia praktykującego adwokata mogę powiedzieć jedno: jeżeli w umowie ma się pojawić jakakolwiek przedpłata, warto na etapie jej projektowania poświęcić kilka minut na świadomy wybór między zadatkiem a zaliczką oraz precyzyjne opisanie skutków ich zastrzeżenia. Koszt konsultacji z prawnikiem na etapie tworzenia umowy jest w przytłaczającej większości przypadków nieporównywalnie niższy od kosztu sporu sądowego o zwrot lub podwójność wpłaconej kwoty.

Jedno słowo – „zadatek” zamiast „zaliczki” lub odwrotnie – potrafi w praktyce oznaczać różnicę liczonych w dziesiątkach, a czasem setkach tysięcy złotych. I to jest powód, dla którego do tego pozornie prostego zagadnienia zawsze podchodzę z najwyższą starannością, zarówno wtedy, gdy tworzę umowę, jak i wtedy, gdy w sądzie bronię interesów klienta, który dowiedział się o tej różnicy dopiero wtedy, gdy było już za późno.