Odstąpienie od umowy i wypowiedzenie – kiedy i jak zrobić to skutecznie?

Odstąpienie od umowy i wypowiedzenie – wprowadzenie z perspektywy praktyka

Od kilku lat w mojej praktyce procesowej niezwykle często pojawiają się sprawy, w których kluczowe znaczenie ma jedno, pozornie proste pytanie: czy klient skutecznie rozwiązał umowę? W wielu przypadkach spór nie dotyczy już nawet samej treści umowy, lecz tego, czy dokonane odstąpienie albo wypowiedzenie w ogóle wywołało skutki prawne.

Wielokrotnie widzę ten sam scenariusz: przedsiębiorca, konsument, a czasem osoba prowadząca jednorazową inwestycję, wysyła „oświadczenie o rozwiązaniu umowy”, w przekonaniu, że sprawa jest zakończona. Druga strona uważa jednak, że umowa nadal obowiązuje. W tle narastają roszczenia: o zapłatę wynagrodzenia, o kary umowne, o odszkodowanie. Dopiero na etapie pozwu i odpowiedzi na pozew okazuje się, że kluczowe znaczenie ma właściwa kwalifikacja czynności prawnej: czy było to odstąpienie, czy wypowiedzenie, czy tylko nieskuteczna próba rozwiązania umowy.

W niniejszym artykule, odwołując się do mojego doświadczenia jako adwokata procesowego, chcę uporządkować te dwa podstawowe instrumenty zakończenia stosunku zobowiązaniowego – odstąpienie od umowy i wypowiedzenie – pokazując, kiedy i jak można z nich korzystać, jakie są podstawy prawne, najczęstsze błędy oraz praktyczne konsekwencje na sali sądowej.

Różnica między odstąpieniem a wypowiedzeniem – fundament, od którego zaczynam każdą analizę

Pierwszą rzeczą, którą tłumaczę klientom, jest to, że odstąpienie i wypowiedzenie to nie są pojęcia zamienne. Mają zupełnie inne skutki prawne, choć z perspektywy potocznego języka oba sprowadzają się do „chcę zakończyć umowę”.

W świetle Kodeksu cywilnego (dalej: k.c.):

Art. 395 § 1 k.c.: „Można zastrzec, że jednej lub obu stronom przysługiwać będzie w ciągu oznaczonego terminu prawo odstąpienia od umowy.”

Odstąpienie traktowane jest – w klasycznym ujęciu – jako instytucja „unieważniająca” umowę ex tunc, czyli „jakby nigdy nie została zawarta”, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie lub umowie. Przy umowach wzajemnych ogólna podstawa ustawowa odstąpienia uregulowana jest w art. 491–494 k.c.

Wypowiedzenie natomiast jest sposobem zakończenia stosunku prawnego na przyszłość (ex nunc), typowym przede wszystkim dla stosunków o charakterze ciągłym lub trwałym (np. najem, zlecenie, umowa o świadczenie usług). Dla przykładu:

Art. 365¹ k.c.: „Zobowiązanie o charakterze ciągłym wygasa w razie wypowiedzenia przez jedną ze stron, gdy ustawa lub czynność prawna przewiduje taką możliwość.”

Różnica, którą za każdym razem podkreślam klientom, sprowadza się do skutku:

– przy odstąpieniu zasadą jest skutek „wsteczny” – powstaje obowiązek zwrotu świadczeń, rozliczeń jak przy „cofnięciu” umowy, chyba że charakter umowy lub przepis stanowi inaczej,

– przy wypowiedzeniu – umowa wygasa na przyszłość, świadczenia spełnione wcześniej co do zasady nie podlegają zwrotowi, a strony rozliczają się tylko co do okresu po wypowiedzeniu.

Dlaczego ta różnica ma kluczowe znaczenie procesowe?

W jednej z prowadzonych przeze mnie spraw przedsiębiorca budowlany „odstąpił” od umowy o roboty budowlane z inwestorem, domagając się jednocześnie zapłaty za wykonany dotąd zakres prac. Pozwany inwestor podnosił zarzut, że skoro doszło do odstąpienia, to powstał obowiązek rozliczenia jak przy bezpodstawnym wzbogaceniu, a więc należy zwrócić wszystko i dopiero potem rozliczać ewentualną wartość robót.

Sąd Okręgowy uznał, że w istocie doszło nie do klasycznego odstąpienia z art. 491 k.c., ale do wypowiedzenia umowy o charakterze ciągłym. W konsekwencji rozliczenia dotyczyły tylko etapu „po zakończeniu współpracy”, a wynagrodzenie za wykonane roboty należało się w oparciu o ustalone w umowie zasady. Spór o jedno słowo („odstępuję” vs „wypowiadam”) w piśmie do kontrahenta przełożył się w praktyce na znaczące różnice w sposobie liczenia należności.

Podstawy prawne odstąpienia od umowy – ustawowe i umowne

Kiedy analizuję możliwość odstąpienia, zawsze zaczynam od dwóch pytań: czy mamy podstawę ustawową oraz czy strony zastrzegły w umowie dodatkowe prawo odstąpienia.

Odstąpienie ustawowe przy umowach wzajemnych

Klasyczną podstawę stanowi art. 491 k.c.:

Art. 491 § 1 k.c.: „Jeżeli jedna ze stron dopuszcza się zwłoki ze spełnieniem świadczenia wzajemnego, druga strona może wyznaczyć jej odpowiedni dodatkowy termin do wykonania z zagrożeniem, że w razie bezskutecznego upływu tego terminu będzie mogła od umowy odstąpić.”

A dalej:

Art. 491 § 2 k.c.: „Jeżeli świadczenia obu stron są podzielne, a jedna ze stron dopuszcza się zwłoki tylko co do części świadczenia, uprawnienie do odstąpienia od umowy przysługuje drugiej stronie tylko w stosunku do tej części.”

W praktyce oznacza to, że przy umowie wzajemnej (np. sprzedaży, świadczenia usług, robót budowlanych) odstąpienie jest środkiem ochrony w razie istotnych opóźnień drugiej strony. Warunki, które analizuję, to przede wszystkim:

– czy rzeczywiście mamy do czynienia ze „zwłoką” (a nie zwykłym opóźnieniem),

– czy został wyznaczony odpowiedni dodatkowy termin z wyraźnym zastrzeżeniem możliwości odstąpienia,

– czy druga strona nie wykonała świadczenia w dodatkowym terminie.

W jednej ze spraw sądowych, którą prowadziłem dla wykonawcy instalacji, inwestor próbował bronić się, twierdząc, że wyznaczony termin dodatkowy był „nieodpowiedni”, a więc odstąpienie nieskuteczne. Sąd podkreślił, że „odpowiedniość” terminu ocenia się z perspektywy charakteru świadczenia i wcześniejszego przebiegu współpracy – przy czym wierzyciel nie ma obowiązku wyznaczania wielomiesięcznych „szans”.

Warto tu przywołać wyrok Sądu Najwyższego:

Wyrok SN z 19.03.2015 r., IV CSK 362/14: „Wyznaczenie dodatkowego terminu do wykonania zobowiązania powinno uwzględniać charakter świadczenia i dotychczasowy czas trwania zwłoki, jednakże wierzyciel nie jest zobowiązany zapewniać dłużnikowi nieograniczonych czasowo możliwości spełnienia świadczenia.”

Odstąpienie z powodu wadliwej lub niezgodnej z umową realizacji świadczenia

Kodeks cywilny przewiduje również szczególne podstawy odstąpienia, zwłaszcza przy rękojmi za wady rzeczy sprzedanej (art. 560 k.c.) i przy umowie o dzieło (art. 636 i 637 k.c.). Przykładowo:

Art. 560 § 1 k.c.: „Jeżeli rzecz sprzedana ma wadę, kupujący może złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo odstąpieniu od umowy (…).”

oraz

Art. 636 § 1 k.c.: „Jeżeli przyjmujący zamówienie wykonuje dzieło w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową, zamawiający może wezwać go do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin z zagrożeniem, że po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu będzie mógł od umowy odstąpić.”

W praktyce, w sporach o roboty budowlane czy wykonanie dzieła (np. stron internetowych, aplikacji, projektów architektonicznych) bardzo często korzystam z tej regulacji. Kluczowe jest udokumentowanie wadliwości, wezwania do poprawy i wyznaczonego terminu. Brak jednego z tych elementów często staje się zarzutem pozwanej strony, próbującej wykazać, że odstąpienie było przedwczesne albo niepoparte dowodami.

Umowne prawo odstąpienia – art. 395 k.c.

Równie często spotykam się w umowach z tzw. zastrzeżeniem umownego prawa odstąpienia. To niezwykle przydatne narzędzie, o ile zostanie prawidłowo skonstruowane. Zgodnie z art. 395 k.c.:

Art. 395 § 1 k.c.: „Można zastrzec, że jednej lub obu stronom przysługiwać będzie w ciągu oznaczonego terminu prawo odstąpienia od umowy.”

Niezwykle istotne są tutaj dwie kwestie:

– po pierwsze, musi być oznaczony termin, w którym można z prawa odstąpienia skorzystać,

– po drugie, skutek odstąpienia określa § 2:

Art. 395 § 2 k.c.: „W razie wykonania prawa odstąpienia umowę uważa się za niezawartą. To, co strony już świadczyły, ulega zwrotowi (…).”

W praktyce sądowej często pojawiają się spory, czy prawo odstąpienia zostało skutecznie wykonane w terminie. Przykładowo, w jednej z moich spraw umowa przewidywała możliwość odstąpienia „w terminie 14 dni od podpisania”, bez doprecyzowania, czy termin liczony jest od dnia zawarcia umowy czy od wystąpienia określonych okoliczności. Strona przeciwna twierdziła, że oświadczenie złożono po terminie.

Sąd Apelacyjny, powołując się na zasadę in dubio contra proferentem (względnie na art. 385 § 2 k.c. w relacji z konsumentem), przyjął wykładnię korzystną dla mojego klienta, uznając, że niejednoznaczne sformułowanie nie może działać na jego niekorzyść.

Podstawy prawne wypowiedzenia – umowy ciągłe i „szczególne” regulacje

Wypowiedzenie jest narzędziem typowym dla stosunków ciągłych, np. najmu, dzierżawy, zlecenia, świadczenia usług, rachunku bankowego, umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych. W wielu przypadkach przepisy szczególne ściśle określają zasady wypowiadania.

Ogólna regulacja zobowiązań ciągłych

Podstawowe znaczenie ma art. 365¹ k.c., już cytowany wcześniej. W praktyce stosuję go przede wszystkim wtedy, gdy umowa jest nienazwana, a strony nie ustaliły zasad wypowiedzenia. Sąd Najwyższy potwierdził, że:

Wyrok SN z 9.02.2012 r., III CSK 181/11: „Co do zasady zobowiązania o charakterze ciągłym mogą być zakończone przez wypowiedzenie, nawet jeśli strony wprost tego nie uregulowały, o ile wynika to z natury stosunku prawnego.”

To ważne w relacjach B2B, szczególnie przy umowach o stałą współpracę (outsourcing, obsługa prawna, marketing, serwis IT).

Wypowiedzenie umowy zlecenia i usług – art. 746 k.c.

Przy wielu umowach o świadczenie usług w praktyce stosuje się przepisy o zleceniu:

Art. 750 k.c.: „Do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.”

Z kolei art. 746 k.c. przewiduje:

Art. 746 § 1 k.c.: „Dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia (…).”

oraz

Art. 746 § 3 k.c.: „Nie można z góry zrzec się uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów.”

Ta regulacja jest w praktyce źródłem wielu nieporozumień. Spotkałem się z umowami, które próbowały „wyłączyć” prawo wypowiedzenia albo uzależnić je od zapłaty rażąco wygórowanej kary umownej. Sąd w jednej z takich spraw, którą prowadziłem, uznał postanowienie umowne za nieważne jako sprzeczne z art. 746 § 3 k.c. i zasadami współżycia społecznego. Klient, który był przyjmującym zlecenie (firma informatyczna), nie mógł skutecznie bronić się przed wypowiedzeniem z ważnych powodów, ale uzyskał stosowne rozliczenie za dotychczasowe świadczenia.

Wypowiedzenie najmu i innych umów nazwanych

Kodeks cywilny oraz ustawy szczególne regulują szczegółowo zasady wypowiedzenia np. umowy najmu. Dla przykładu:

Art. 673 § 1 k.c.: „Jeżeli czas trwania najmu nie jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem z zachowaniem terminów umownych, a w ich braku – z zachowaniem terminów ustawowych.”

oraz

Art. 673 § 3 k.c.: „Jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.”

W praktyce bardzo często prowadzę spory związane z wypowiedzeniem umów najmu lokali użytkowych. Kluczowe są tam m.in. formułowane w umowie „szczególne przyczyny” uzasadniające wcześniejsze wypowiedzenie umowy zawartej na czas oznaczony. Błędy w skonstruowaniu katalogu przyczyn albo niewłaściwe udokumentowanie ich zaistnienia prowadzą do zarzutów bezskuteczności wypowiedzenia, a następnie do roszczeń o czynsz za cały okres, jaki pozostał do końca umowy.

Forma i doręczenie oświadczenia – jak zrobić to skutecznie

Niezależnie od tego, czy chodzi o odstąpienie, czy o wypowiedzenie, kluczową rolę odgrywa forma oświadczenia oraz jego skuteczne doręczenie drugiej stronie.

Forma – co wynika z przepisów i umowy

Zasadniczo, zgodnie z art. 60 k.c.:

Art. 60 k.c.: „Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny (…).”

Jednak w praktyce:

– wiele umów zastrzega formę pisemną dla ich rozwiązania, odstąpienia lub wypowiedzenia,

– niektóre przepisy przewidują formę szczególną (np. art. 77 § 2 k.c.: „Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, a także odstąpienie od niej lub jej wypowiedzenie, wymagają zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.”).

W jednej ze spraw, którą prowadziłem, sąd uznał, że oświadczenie o wypowiedzeniu złożone SMS-em było nieskuteczne, ponieważ umowa wymagała formy pisemnej pod rygorem nieważności. Mimo że druga strona faktycznie SMS przeczytała i odpowiedziała, formalny wymóg formy nie został zachowany. To pokazuje, jak ważna jest dokładna analiza postanowień umownych przed wysłaniem oświadczenia.

Moment złożenia oświadczenia – art. 61 k.c.

Często kluczowy jest także moment dojścia oświadczenia do drugiej strony, zwłaszcza jeśli prawo do odstąpienia jest ograniczone terminem. Zgodnie z art. 61 § 1 k.c.:

Art. 61 § 1 k.c.: „Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.”

W praktyce sądowej przyjmuje się, że wystarczające jest np. doręczenie pisma na adres ujawniony w umowie lub w KRS, a w razie awizowania przesyłki – możliwość zapoznania się z nią (tzw. fikcja doręczenia).

W jednej z prowadzonych przeze mnie spraw spór dotyczył tego, czy oświadczenie o odstąpieniu z umownego prawa odstąpienia zostało złożone „w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy”. Pismo nadano przed upływem 30 dnia, ale awizowano, a adresat faktycznie odebrał je kilka dni później. Sąd uznał, że decydujący jest moment dojścia oświadczenia do adresata w sposób umożliwiający zapoznanie się, a nie data nadania. Jednak w konkretnej sytuacji, biorąc pod uwagę doręczenie awizowane, przyjęto, że już pierwsze awizo stworzyło taką możliwość. Tym samym oświadczenie uznano za złożone w terminie.

Skutki prawne odstąpienia od umowy – rozliczenia, zwrot świadczeń, odszkodowanie

Kiedy już ustalę, że odstąpienie było skuteczne, kolejnym krokiem jest ustalenie skutków. Co do zasady, przy odstąpieniu ustawowym (np. art. 491 k.c.) i umownym (art. 395 k.c.) stosujemy art. 494 k.c.:

Art. 494 § 1 k.c.: „Strona, która odstępuje od umowy wzajemnej, obowiązana jest zwrócić drugiej stronie wszystko, co otrzymała od niej na mocy umowy (…).”

oraz

Art. 494 § 1 zdanie drugie k.c.: „Strona może żądać nie tylko zwrotu swojego świadczenia, lecz również naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania.”

W praktyce wielokrotnie spotykam się z błędnym przekonaniem, że po odstąpieniu „wszystko przepada” albo że strona odstępująca automatycznie traci prawo do jakiegokolwiek wynagrodzenia. Tymczasem:

– powstaje obowiązek zwrotu świadczeń (np. zapłaconej ceny, zaliczek),

– powstaje też możliwość dochodzenia odszkodowania za niewykonanie umowy,

– przy umowach o świadczenia częściowe rozliczenia są bardziej skomplikowane (częściowe odstąpienie, rozliczenie podzielnych świadczeń).

W jednym z moich procesów, dotyczącym umowy wdrożeniowej systemu ERP, klient – zamawiający – odstąpił od umowy z powodu istotnych opóźnień i wad realizacji. W pozwie domagał się zwrotu wszystkiego, co zapłacił, oraz wysokiego odszkodowania za utracone korzyści. Strona przeciwna argumentowała, że system był częściowo wdrożony i używany, więc powinna nastąpić „kompensata wartości”. Sąd, powołując się m.in. na art. 494 k.c. i dorobek orzeczniczy dotyczący rozliczeń po odstąpieniu, przyjął, że:

– zasadny jest zwrot zapłaconego wynagrodzenia,

– ale jednocześnie zamawiający musi rozliczyć się z korzyści z używania częściowo wdrożonego systemu, co w praktyce sprowadziło się do pomniejszenia roszczenia.

Odstąpienie a kary umowne

Częstym elementem sporów jest kwestia kar umownych. Wielu przedsiębiorców formułuje umowy tak, że za odstąpienie „z winy” jednej ze stron przewidziana jest kara umowna. Kluczowe jest, czy kara związana jest z samym faktem odstąpienia, czy z niewykonaniem zobowiązania, które do tego odstąpienia doprowadziło.

Sąd Najwyższy w jednym z orzeczeń stwierdził:

Wyrok SN z 17.06.2011 r., III CSK 279/10: „Postanowienie umowne przewidujące karę umowną na wypadek odstąpienia od umowy jest dopuszczalne, o ile kara ta związana jest z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania przez stronę, która ponosi odpowiedzialność za ziszczenie się warunku odstąpienia.”

W praktyce oznacza to, że sama realizacja ustawowego lub umownego prawa odstąpienia – jako uprawnienia strony – nie powinna być „karana”. Jeśli jednak przesłanką prawa odstąpienia jest np. zwłoka w wykonaniu, a ta zwłoka stanowi nienależyte wykonanie zobowiązania, kara umowna może być skutecznie dochodzona. W sporach sądowych często podnoszę (albo odpieram) zarzut niedopuszczalności kar, które sankcjonują samo odstąpienie, a nie nienależyte wykonanie świadczenia.

Skutki prawne wypowiedzenia – zakończenie na przyszłość i rozliczenia okresowe

Wypowiedzenie, w przeciwieństwie do odstąpienia, nie „kasuje” umowy wstecz. Przykładowo, przy umowie najmu wypowiedzenie sprawia, że umowa przestaje obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia, ale czynsze za okres wcześniejszy pozostają należne.

Sądy wielokrotnie to podkreślały. W jednym z orzeczeń:

Wyrok SA w Warszawie z 10.04.2018 r., VII Aga 111/18: „Skutek wypowiedzenia umowy o świadczenie usług ma charakter ex nunc – powoduje zakończenie stosunku prawnego na przyszłość, nie uchylając obowiązku rozliczenia świadczeń już wykonanych.”

W praktyce oznacza to, że:

– wierzyciel może dochodzić zapłaty za okres do dnia rozwiązania umowy,

– dłużnik nie może powoływać się na „brak umowy”, aby uchylić się od zapłaty za świadczenia już wykonane,

– spory pojawiają się na tle opłat „ryczałtowych”, abonamentowych, opłat za gotowość do świadczenia – tu często decyduje interpretacja umowy.

W jednej z prowadzonych przeze mnie spraw klient – firma organizująca kampanie reklamowe – miał umowę abonamentową na obsługę marketingu. Po wypowiedzeniu przez kontrahenta zażądał zapłaty ryczałtowego wynagrodzenia za pełen miesięczny okres rozliczeniowy, mimo że wypowiedzenie nastąpiło w połowie miesiąca. Sąd, dokonując wykładni umowy, uznał, że strony nie przewidziały proporcjonalnego rozliczenia za niepełne okresy, a wynagrodzenie miało charakter ryczałtu za gotowość do świadczenia. Tym samym zasądził pełną kwotę, co pokazuje, jak ważne jest precyzyjne uregulowanie rozliczeń „na wyjściu” z umowy.

Najczęstsze błędy przy odstąpieniu i wypowiedzeniu, które widzę w praktyce

Po latach prowadzenia sporów sądowych wyodrębniam kilka powtarzających się błędów, które prowadzą do przegranych albo znacznego osłabienia pozycji procesowej.

Mylenie odstąpienia z wypowiedzeniem i nieprawidłowa kwalifikacja

Klienci często używają w pismach sformułowań typu „rozwiązuję umowę” lub „cofam umowę” bez wskazania, czy chodzi o odstąpienie, czy o wypowiedzenie. Czasem używają słowa „odstąpienie”, mimo że charakter umowy (ciągły, długotrwały) oraz cel oświadczenia wskazywałby raczej na wypowiedzenie.

Sądy, dokonując wykładni oświadczeń woli (art. 65 k.c.), częściej próbują ustalić „rzeczywistą wolę strony”, ale brak precyzji tworzy ryzyko, że druga strona wykorzysta tę niejednoznaczność. W jednej z moich spraw sąd pierwszej instancji uznał, że pismo zatytułowane „odstąpienie” było w istocie wypowiedzeniem. Dla mojego klienta oznaczało to, że nie nastąpił skutek ex tunc, a zatem utracił część roszczeń o zwrot świadczeń. Dopiero w drugiej instancji udało się to skorygować.

Brak podstawy prawnej albo niespełnienie przesłanek

Często spotykam sytuacje, w których strona „odstępuje” od umowy, mimo że:

– nie ma ustawowej podstawy do odstąpienia,

– w umowie nie zastrzeżono umownego prawa odstąpienia,

– nie zostały spełnione przesłanki (np. brak wcześniejszego wyznaczenia dodatkowego terminu, brak wykazania istotności naruszenia).

W efekcie odstąpienie bywa oceniane jako nieskuteczne, a sama strona odstępująca może zostać uznana za tę, która bezpodstawnie przerwała wykonywanie umowy. W jednej z moich spraw wykonawca jednostronnie „odstąpił” bez wyznaczenia terminu dodatkowego, uznając, że opóźnienie inwestora w udostępnieniu frontu robót jest na tyle rażące, że uzasadnia natychmiastowe zerwanie umowy. Sąd ocenił jednak, że powinien był skorzystać z trybu przewidzianego w art. 491 k.c. i wyznaczyć dodatkowy termin. Ostatecznie to wykonawca został uznany za odpowiedzialnego za rozwiązanie umowy i zobowiązany do zapłaty odszkodowania.

Nieprawidłowa forma oświadczenia

Jak wspomniałem wcześniej, ignorowanie wymogu formy pisemnej (lub dokumentowej) jest jednym z częstszych błędów. Należy pamiętać, że:

– jeśli umowa zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności, inne formy (e-mail, SMS, ustne) nie wywołują skutków,

– jeśli umowa przewiduje kierowanie oświadczeń na określony adres lub kanał komunikacji, warto się tego trzymać, aby uniknąć zarzutu, że pismo „nie dotarło” do właściwego adresata.

W jednej ze spraw, którą analizowałem, przedsiębiorca wysłał wypowiedzenie umowy na prywatny adres e-mail członka zarządu kontrahenta, nie zaś na oficjalny adres spółki wskazany w umowie. Sąd uznał, że spółka miała co prawda możliwość zapoznania się z treścią, ale skoro strony wyraźnie ustaliły oficjalne kanały komunikacji, naruszenie tego postanowienia mogło prowadzić do uznania wypowiedzenia za nieskuteczne.

Brak precyzyjnego wskazania podstawy i przyczyn

W oświadczeniach często brakuje odniesienia do konkretnych przepisów lub postanowień umowy oraz precyzyjnego opisania przyczyn. To utrudnia późniejszą obronę w sądzie, gdy druga strona twierdzi, że nie miała świadomości, z jakiego powodu rozwiązano umowę i podważa zasadność działania.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepszą praktyką jest:

– wskazanie, czy korzystamy z ustawowego czy umownego prawa odstąpienia/wypowiedzenia,

– przywołanie konkretnych przepisów lub paragrafów,

– opisanie faktów stanowiących przesłanki (konkretne daty, zakresy niewykonanych świadczeń, wezwania, odpowiedzi).

Case studies z praktyki – jak sądy podchodzą do odstąpień i wypowiedzeń

Dla lepszego zobrazowania przedstawię skrótowo dwa uproszczone przykłady z mojej praktyki (dane i okoliczności zmienione tak, by nie pozwalały na identyfikację stron, ale zachowujące sedno sporów).

Case study 1: Umowa wdrożeniowa systemu IT – spór o skuteczność odstąpienia

Mój klient – średniej wielkości spółka produkcyjna – zawarł z wykonawcą umowę na wdrożenie systemu ERP. Umowa przewidywała harmonogram etapów oraz umowne prawo odstąpienia w przypadku opóźnień przekraczających 30 dni.

W trakcie realizacji doszło do wielomiesięcznych opóźnień, a jakość wdrożenia była oceniana jako nieakceptowalna. Klient, po kilku bezskutecznych próbach mobilizowania wykonawcy, złożył oświadczenie o odstąpieniu, powołując się zarówno na:

– umowne prawo odstąpienia (przekroczenie 30 dni opóźnienia),

– jak i na art. 491 k.c. (zwłoka w spełnieniu świadczenia wzajemnego po wyznaczeniu dodatkowego terminu).

Wykonawca podniósł, że:

– opóźnienia były spowodowane również działaniami klienta (brak dostępu do danych, opóźnienia w akceptacji modułów),

– dodatkowy termin był „nierealny” (30 dni na dokończenie dużego wdrożenia),

– umowne prawo odstąpienia zostało zrealizowane po upływie terminu, w którym można było z niego skorzystać.

Sąd, analizując sprawę, skupił się na:

– interpretacji postanowień umownych o prawie odstąpienia,

– chronologii korespondencji i logice działań stron,

– opinii biegłego IT, który ocenił zaawansowanie wdrożenia i realność terminów.

W orzeczeniu sąd uznał, że:

– prawo odstąpienia umownego zostało wykonane w terminie,

– dodatkowy termin wyznaczony w trybie art. 491 k.c. był – w danych okolicznościach – odpowiedni,

– opóźnienia po stronie klienta nie miały kluczowego wpływu na zasadnicze i długotrwałe zwłoki wykonawcy.

W konsekwencji odstąpienie uznano za skuteczne. Rozliczenia oparto na art. 494 k.c., przy czym sąd, podobnie jak w cytowanym wcześniej przykładzie, dokonał stosownego rozliczenia wartości częściowo wdrożonego systemu.

Gdyby klient ograniczył się do lakonicznego „rozwiązuję umowę” bez wskazania podstaw i wcześniejszych wezwań, wynik procesu mógłby być zupełnie inny.

Case study 2: Najem lokalu użytkowego – przedwczesne wypowiedzenie i roszczenie o czynsz

Druga sprawa dotyczyła najmu lokalu użytkowego. Najemca – przedsiębiorca – zawarł umowę na czas oznaczony 5 lat. Po dwóch latach, wskutek pogorszenia sytuacji rynkowej, wypowiedział umowę, powołując się na „ważne powody” i „rażącą zmianę stosunków gospodarczych”. Umowa przewidywała wcześniejsze wypowiedzenie wyłącznie w przypadkach związanych z naruszeniami obowiązków przez wynajmującego (np. brak zapewnienia mediów, poważne wady lokalu).

Wynajmujący uznał wypowiedzenie za bezskuteczne i wystąpił do sądu o zapłatę czynszu za cały okres do końca umowy, pomniejszony o kwoty uzyskane od kolejnych najemców.

W toku procesu argumentowaliśmy (reprezentowałem najemcę), że:

– mimo że umowa przewidywała zamknięty katalog przyczyn, zasada swobody umów nie może prowadzić do zupełnego „uwięzienia” stron na 5 lat w sytuacji nadzwyczajnej zmiany stosunków (art. 357¹ k.c. – klauzula rebus sic stantibus),

– wypowiedzenie należy traktować jako wyraz skorzystania z konstrukcji „rozwiązania umowy przez sąd” z odpowiednim zastosowaniem tej klauzuli.

Sąd I instancji nie podzielił tej argumentacji i uznał wypowiedzenie za bezskuteczne, zasądzając znaczną część dochodzonych czynszów. Dopiero w postępowaniu apelacyjnym udało się doprowadzić do częściowego oddalenia powództwa, przy czym sąd podkreślił, że najemca mógł – zamiast jednostronnego wypowiedzenia – wystąpić z powództwem na podstawie art. 357¹ k.c. o zmianę sposobu wykonania umowy albo nawet jej rozwiązanie przez sąd. Samodzielna próba „podpięcia” wypowiedzenia pod tę klauzulę była uznana za zbyt daleko idącą.

Ta sprawa pokazuje, jak istotne jest skrupulatne czytanie umów najmu na czas oznaczony, w których katalog przyczyn wcześniejszego wypowiedzenia bywa bardzo wąski, a jednocześnie brutalny w skutkach dla strony, która chce wcześniej zakończyć stosunek najmu.

Wybrane orzecznictwo, do którego najczęściej sięgam

Na zakończenie warto zebrać kilka orzeczeń, które regularnie przywołuję w pismach procesowych dotyczących odstąpień i wypowiedzeń:

– Wyrok SN z 19.03.2015 r., IV CSK 362/14 – o „odpowiednim” dodatkowym terminie z art. 491 k.c.
– Wyrok SN z 9.02.2012 r., III CSK 181/11 – o dopuszczalności wypowiedzenia zobowiązań ciągłych wynikającej z art. 365¹ k.c.
– Wyrok SN z 17.06.2011 r., III CSK 279/10 – o dopuszczalności kar umownych na wypadek odstąpienia.
– Wyrok SA w Warszawie z 10.04.2018 r., VII Aga 111/18 – o skutku ex nunc wypowiedzenia umowy o świadczenie usług.
– Liczne orzeczenia odnoszące się do art. 746 k.c. i niemożności zrzeczenia się z góry prawa wypowiedzenia z ważnych powodów.

Te i podobne rozstrzygnięcia dobrze ilustrują kierunek wykładni przyjmowany przez sądy, który w praktyce wykorzystuję, konstruując argumentację w sprawach dotyczących rozwiązywania umów.

Podsumowanie – jak zrobić to skutecznie w praktyce

Z mojej perspektywy adwokata specjalizującego się w sporach sądowych, najważniejsze praktyczne wnioski są następujące:

– zawsze precyzyjnie ustalam, czy w danej sytuacji właściwe jest odstąpienie (skutek wsteczny, typowe przy umowach wzajemnych, wadach świadczenia) czy wypowiedzenie (skutek na przyszłość, stosunki ciągłe),

– przed złożeniem oświadczenia analizuję umowę oraz przepisy, aby upewnić się, że istnieje podstawa (ustawowa lub umowna) i że spełnione są jej przesłanki (zwłoka, wady, wyznaczenie dodatkowego terminu, przyczyny szczególne),

– dbam o zachowanie wymaganej formy i prawidłowe doręczenie oświadczenia, z uwzględnieniem postanowień umownych i regulacji z art. 61 k.c.,

– w oświadczeniu jasno wskazuję podstawę prawną (konkretne artykuły lub paragrafy umowy) i opisuję okoliczności faktyczne, stanowiące przesłanki odstąpienia lub wypowiedzenia,

– od razu myślę o konsekwencjach rozliczeniowych: zwrocie świadczeń, karach umownych, odszkodowaniu, rozliczeniu częściowo wykonanych świadczeń.

W praktyce bardzo często najważniejszym momentem jest ten krótki czas poprzedzający złożenie oświadczenia. To wtedy warto – z mojego doświadczenia – skonsultować treść i tryb działania z profesjonalnym pełnomocnikiem. Niejednokrotnie jedna nieprecyzyjna fraza w piśmie albo pominięcie wezwania z dodatkowym terminem przesądzały o wyniku wielomilionowego sporu.

Odstąpienie od umowy i wypowiedzenie są potężnymi narzędziami ochrony interesów, ale tylko wtedy, gdy korzysta się z nich świadomie, z uwzględnieniem zarówno literatury prawniczej, jak i aktualnej linii orzeczniczej. Z perspektywy sali sądowej mogę powiedzieć, że dobrze przygotowane, przemyślane oświadczenie o odstąpieniu lub wypowiedzeniu często decyduje o tym, po której stronie znajdzie się przewaga procesowa.